Palabras Presidente JCE Roberto Rosario Márquez

Primero que todo, ¡muy buenas noches!

Este es un momento muy especial, en el cual hemos querido reunirnos con los protagonistas de una hermosa, fascinante y a veces intensa jornada, gracias a la cual la Junta Central Electoral ofrece un ejemplo más de su compromiso con la ciudadanía, de ofrecer un servicio caracterizado por la eficiencia y el aumento cualitativo, en búsqueda permanente de lo inalcanzable: la perfección.

¡Gracias! a que la perfección es inalcanzable, el proceso de superación cualitativa debe ser permanente.

En esta ocasión quiero compartir con ustedes, el documento preparado por los técnicos responsables de conducir, junto a ustedes, el proceso de certificación de norma ISO, que recientemente nos fue entregado por los representantes de la Organización de Estados Americanos.

Veamos:

La inclusión del tema de la calidad y el establecimiento de esta en los procesos operativos de las empresas es un concepto instaurado a partir de la década de 1950, cuando se empieza a entender que eficiencia en la calidad de los productos es mejor manejada durante el proceso de fabricación, y no al final de ésta. A partir de la década de 1960, se emprende la concepción de los principios básicos del control de la calidad total, enfocándose en la capacidad de corregir o resolver los problemas, y no de prevenirlos.

A partir de la década de 1960 se manifiesta un cambio en la forma de la elaboración de los productos, con el involucramiento de toda la organización y ello dio paso a un cambio en la perspectiva en los sistemas de gestión de calidad. Estos sistemas integran una serie de actividades interrelacionadas, cuyo objetivo es lograr la efectividad en la producción y/o servicios dentro de una organización, los cuales están soportados en documentos que especifican procesos, insumos, responsabilidades y resultados, permitiendo a las organizaciones su monitoreo y medición.

Los principios que rigen, o en los cuales se sustenta todo sistema de gestión de calidad son los siguientes:

1. Enfoque en el cliente;

2. Liderazgo;

3. Participación de las personas;

4. Enfoque basado en procesos;

5. Enfoque de sistema para la gestión;

6. Mejora continua;

7. Enfoque basado en hechos;

8. Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor.

Conforme se establece en el documento preparado por el Departamento para la Cooperación y Observación Electoral, adscrito a la Secretaría de Asuntos Políticos de la Secretaría General de la Organización de los Estados Americanos (OEA), bajo el titulo “Sistemas de Gestión de Calidad en Autoridades Electorales de América Latina” (2012), “…la gestión de calidad como principio básico promueve la gestión de actividades y recursos dentro de la organización como procesos. Las normas ISO enfatizan la importancia de implementar, gestionar y mejorar continuamente la eficacia de los procesos que son necesarios para el sistema de gestión de calidad y de gestionar las interacciones de estos procesos con el fin de alcanzar los objetivos de la organización”.

Son expuestas, además, las principales ventajas en la implementación del sistema de gestión de calidad, las cuales citamos:

- “Contar con un sistema que permite gestionar, con calidad, el desarrollo de sus actividades (refiriéndose a la organización);

- Disponer de un estándar mundial de requisitos a cumplir;

- Una mejor y más simple organización del trabajo mediante la organización de procesos, que facilite la integración de las diversas habilidades y experiencias de sus áreas y de sus miembros;

- Fomenta la mejora continua y permite la entrada a la innovación y a nuevos productos y/o servicios”.

Es importante destacar que la norma ISO se ha diversificado para abordar diferentes aspectos; en ese sentido, se conocen como parte de dicha familia las siguientes:

- ISO 9000-2005, relacionada con los términos y vocabularios generales aplicados en el sistema de gestión de calidad;

- ISO 9001-2008, sobre los requisitos estandarizados del sistema de gestión de calidad, independientemente del propósito de la organización, su tamaño o si es privada o pública;

- ISO 9004-2009, relacionada con la gestión para el éxito sostenido de una organización o enfoque de gestión de la calidad;

- ISO 9001-2011, que contiene las directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental.

En el documento elaborado por la OEA, se incluye una información de mucha importancia, que guarda estrecho vínculo con el acto que hoy desarrollamos, al afirmar que, “como parte de la implementación de los sistemas de gestión de calidad y a fin de garantizar su sostenibilidad y calidad dentro de la organización, se hace necesario llevar a cabo auditorías regulares y periódicas a través de las cuales, una organización demuestra cumplimiento con una serie de requisitos predeterminados. En ese sentido, toda organización que cumpla a cabalidad con esta serie de requisitos preestablecidos como resultado de una auditoría, recibe lo que se denomina una certificación bajo normas de calidad ISO”.

Antes de continuar con algunos detalles inherentes al proceso de certificación ante el cual nos hemos sometido, y aprobado con altos niveles de satisfacción, es importante resaltar que la Organización Internacional para la Estandarización (ISO), es una entidad no gubernamental, autorizada para crear normas y estándares de calidad internacionales. Está integrada por más de 150 institutos de normas nacionales, con una secretaría general que los coordina y actúa como puente entre organizaciones públicas y privadas, promoviendo la adaptación de normas a la medida de las necesidades de ambos sectores, así como sus requerimientos.

Durante el proceso de certificación intervienen los siguientes actores: organismos de acreditación, organismos certificadores, empresas consultoras y organizaciones a certificar.

Como parte de la estrategia propuesta por las autoridades de la Junta Central Electoral en el plan formulado en el año 2010, y que comprende hasta el 2016, aprobamos como visión “ser una institución modelo de servicio público con prestigio nacional e internacional, con gran sentido de la responsabilidad social, que de manera eficiente haga uso de la tecnología de vanguardia y de los recursos humanos, con el principal objetivo de organizar procesos electorales con equidad, de forma transparente, cuyos resultados estén basados en la credibilidad y legitimidad; y administrar el Registro Civil y la Identidad con un alto grado de vocación de servicio, apegados a la correcta aplicación de las leyes”.

En ese tenor, y aprovechando el interés de la OEA en fortalecer la institucionalidad de los órganos electorales de la región, nos propusimos implementar un sistema de gestión de calidad que permita expresar con materializaciones los postulados de nuestra visión, referida en el párrafo anterior.

Para ello se hacía necesario que dicha entidad estableciera los parámetros para incluir a la Junta Central Electoral en su programa de certificación, disponiendo de una metodología que se desarrolló en 8 etapas, a saber: 1.-Diagnóstico; 2.- Reunión con alta gerencia; 3.- Capacitación y entrenamiento; 4.- Despliegue, difusión y adecuación de planes estratégicos; 5.- Diseño y estructuración del sistema de gestión de calidad; 6.- Desarrollo e implementación de la documentación de los sistemas de gestión de calidad; 7.- Pre-auditoría de certificación y, 8.- Auditoría de certificación.

Bajo este esquema, la OEA ha caminado de mano con diversos órganos electorales, a los fines de contribuir con la implementación de la calidad como parte integral del funcionamiento de éstos. Entre éstos se pueden citar, Tribunal Electoral de Panamá, Jurado Nacional de Elecciones del Perú (JNE) y Tribunal de Elecciones de Costa Rica.

Teniendo como base la norma ISO 9001-2008, fue aprobada en fecha reciente una norma relativa al funcionamiento de los órganos electorales, la norma ISO 17582. Según se establece, “la gestión y certificación de calidad en los órganos electorales tiene un impacto directo en la transparencia y en la modernización del órgano electoral. Pero sobre todo, en la confianza de la ciudadanía en sus autoridades”.

Los aspectos básicos de esta norma, para la certificación de órganos electorales a nivel mundial, son los siguientes:

1. Registro de votantes; establece la elegibilidad de los individuos para emitir el sufragio, y es el proceso por el cual una persona es incorporada en el padrón.

2. Registro de organizaciones políticas y candidatos; proceso a través del cual una organización política y/o candidato obtiene reconocimiento legal, y queda habilitado a participar en un proceso electoral.

3. Logística Electoral y planeación; donde se establecen los pasos necesarios para organizar y realizar una elección.

4. Emisión del sufragio, proceso por el cual una persona expresa preferencia por un candidato que postula a un cargo público, o por una opción política propuesta.

5. Escrutinio y declaración de resultados, establecidos por ley.

6. Educación Electoral; refiriéndose al proceso de información a la ciudadanía sobre sus derechos democráticos, procedimientos de la elección, candidatos y otros asuntos del proceso electoral.

7. Fiscalización del financiamiento de campañas políticas; se analizan los mecanismos que regulan la normativa y hacen cumplir el financiamiento de campaña dentro del proceso electoral.

Caso Junta Central Electoral.

Aprovechando la aprobación de la nueva norma ISO/TS 17582 sobre Sistemas de Gestión de Calidad –Requisitos Particulares para la Aplicación de ISO 9001-2008 en Órganos Electorales a todos los niveles de gobierno, la Junta Central Electoral decidió implementar el sistema de gestión de calidad, para lo cual se contó con el apoyo técnico de la OEA.

Se establecieron los alcances y etapas de ejecución para el proyecto, disponiéndose en primer orden que estarían involucradas aproximadamente 1,250 personas. Se dispuso que un segundo alcance estuviera vinculado con los procesos involucrados y los servicios prestados. En ese tenor, se determinó abarcar los siguientes procesos:

I. Procesos electorales:

- Registro Electoral (Registro Civil y Cedulación).

- Registro de Candidatos.

- Reconocimiento de Partidos Políticos.

- Logística Electoral.

- Votación.

- Escrutinio y emisión de boletines.

- Educación Electoral.

- Fiscalización del financiamiento de campañas políticas.

II. Procesos de Dirección:

- Revisión por la Dirección.

- Gestión de Presidencia.

III. Procesos de Apoyo:

- Compras/Licitaciones.

- Informática.

IV. Proceso de Gestión de los Recursos:

- Gestión del Recurso Humano.

- Gestión de la Infraestructura.

- Gestión del presupuesto.

V. Procesos de medición, análisis y mejora:

- Acciones correctivas/Acciones preventivas.

- Auditoría interna al Sistema de Gestión de Calidad Electoral.

- Sistema de medición de indicadores.

- Medición de la satisfacción del cliente (ciudadano).

- Control de documentos.

- Control de registros.


El tercero de los criterios, o alcances del proyecto, está relacionado con las áreas involucradas, un total de diez, distribuidas entre:

- Sede Central.

- Oficina Central del Estado Civil.

- Junta Electoral del Distrito Nacional.

- Oficialías del Estado Civil del Distrito Nacional.

- Centros de Cedulación del Distrito Nacional.

Los trabajos para alcanzar la certificación, fueron ejecutados desde octubre de 2012 hasta enero de 2014. Durante este tiempo, se llevaron a cabo la fase de diagnóstico, sensibilización a la gerencia y al personal, capacitación, selección de personal responsable, pre-auditorías, auditorías, evaluación y seguimiento de acciones correctivas y auditoría de certificación.

A continuación se detallan las fechas, y tareas desarrolladas:

Octubre 2012:

- Reunión taller de sensibilización sobre el rol que debe tener la alta gerencia en el proyecto de sistema de gestión de calidad.

- Rueda de prensa con el Presidente del Comité Técnico ISO 176, Gary Cort.

Noviembre-Diciembre 2012:

- Selección de enlaces de las diferentes áreas.

- Curso taller “Comprensión, Análisis y Aplicación de los Requisitos de los Estándares ISO 17582 / ISO 9001:2008 y Gestión por Procesos”.

Enero-Marzo 2013:

- Curso taller “Mapeo de Procesos, Gestión de Indicadores de Efectividad y Despliegue de Objetivos en la Organización”.

- Adquisición del software Máster-Web, para el mantenimiento del sistema de gestión de calidad.

- Conceptualización, diseño y estructuración del sistema de gestión de calidad electoral de la JCE, incluyendo los procesos electorales claves y de apoyo.

Enero-Junio 2013:

- Elaboración de los diagramas de flujo (mapeo) de todas las áreas dentro del alcance.

Abril-Junio 2013:

- Curso taller “Desarrollo de la Documentación y Proceso de Control de Documentos y Registros del Sistema de Gestión de Calidad Electoral”.

- Reunión sobre ISO/TC 176/WG 3.

- Desarrollo mapas de los procesos clave y de apoyo correspondientes al SGCE a implementar en la JCE.

Julio-Septiembre 2013:

- Desarrollo de los procedimientos generales del SGCE (6 procedimientos: control de documentos, control de registros, auditoría interna, acciones correctivas, acciones preventivas y control de producto no conforme /versión 1).

- Identificación de las áreas de oportunidad en los procesos, subprocesos y actividades dentro de los procesos clave, los de dirección y de apoyo de la JCE con respecto a la norma ISO 27001:2005.

- Formación de auditores internos para la auditoria del SGCE ISO 9001:2008 / ISO 19011:2002.

- Curso taller “Herramientas de calidad y mejora continua”.

- Primera y segunda auditoría interna de calidad al SGC.

Octubre-Diciembre 2013:

- Tercera auditoría interna de calidad al SGC.

- Primera reunión de revisión por la Dirección del SGC.

- Pre-auditoría de certificación al SGC de la JCE.

- Entrenamiento del uso de las herramientas de calidad para realizar acciones correctivas/preventivas.

Diciembre 2013:

- Fase I (documental) de auditoría de certificación al SGC de la JCE.

Enero 2014:

- Fase I (documental) de auditoría de certificación al SGC de la JCE.

Todas estas actividades fueron desarrolladas por un equipo de expertos de la OEA en materia de gestión de calidad que asesoraron a la Junta Central Electoral.

Como puede notarse a partir de la agenda que se agotó durante el proceso de certificación de la Junta Central Electoral, constituyó un enorme esfuerzo del personal involucrado, toda vez que se convirtió en un solo objetivo institucional con el despliegue de todas las acciones que fueron necesarias para lograr este objetivo.

La implementación del sistema de gestión de calidad electoral en la Junta Central Electoral es uno de los mayores logros institucionales, en razón de que viene a complementar un ciclo de acciones encaminadas a fortalecer el órgano de administración electoral. Con este trascendental paso, nuestra institución se dota de los mecanismos de seguimiento para toda la planificación y ejecución de tareas que realice a propósito de los procesos electorales, Registro Civil, Registro Electoral y Cedulación.

A partir de las elecciones celebradas en el año 2008, la nación dominicana ha sido testigo de un significativo avance en lo que respecta a los procesos electorales, mediante la adopción de nuevos procedimientos, la incorporación de nuevas tecnologías y el seguimiento permanente a la actuación de los involucrados en éstos, ha constituido el estandarte de las autoridades electorales. De esta forma, la implementación de un sistema de gestión de calidad viene a fortalecer la determinación de unificar criterios en torno a procedimientos y procesos que se organizan en el país.

El hecho de haber recibido estas certificaciones, se debe a la selección y dedicación del personal involucrado y a las jornadas de entrenamiento, mecanismos de seguimiento y el compromiso asumido por todos; y con la norma ISO/TS 17582, la Junta Central Electoral se convierte en el primer órgano electoral que recibe la certificación en Sistema de Gestión de Calidad Electoral.

No puede ser más grata esta ocasión, para expresarles nuestra satisfacción, por celebrar junto a ustedes, el alcance de un nuevo peldaño en la empinada escalinata del éxito institucional. Se trata de la certificación que nos acredita como un órgano del Estado que opera bajo un sistema de gestión de calidad.

Confiamos en que la entrega de este certificado sea el inicio del compromiso asumido con los ciudadanos, y con el pueblo en general, y que continuemos realizando nuestra labor, con sencillez, humilde y diligencia.

¡Muchas Gracias!